엑셀 드롭다운 목록 만들기 – 유효성 검사

Excel에서 데이터를 반복되는 데이터를 입력하면 귀찮기도 하지만 오타가 발생하기 쉬운데요. 데이터 유효성 검사를 사용하여 드롭다운 목록을 만들면, 쉽게 데이터를 입력하고 오타를 방지할 수 있습니다. 오늘은 유효성 검사를 사용하여 드롭다운 목록, 숫자 범위 지정에 대해서 알아보겠습니다.

1. 드롭다운 목록 만들기

드롭다운 목록은 사용자가 매번 수동으로 데이터를 입력하는 대신 미리 정의된 목록에서 선택할 수 있는데요. 잘못된 정보를 입력하면 오류 메시지를 송출하여 오타를 방지할 수 있습니다.
▼ 아래 그림은 제품 출고 리스트인데요. 제품명에 해당하는 제품 리스트를 드롭다운 목록으로 만들어보겠습니다.

엑셀-데이터-유효성-검사-실행

① 드롭다운 목록을 사용할 셀 영역을 선택합니다.
② 엑셀 상단 메뉴에서 [데이터] → [데이터 도구] → [데이터 유효성 검사]를 실행합니다.
③ [데이터 유효성] 대화상자에서 제한 대상을 [목록]으로 선택합니다.
④ [원본]은 제품명이 입력된 리스트를 선택하고 [확인]을 클릭합니다.

엑셀-데이터-유효성-검사-드롭다운-목록-생성

1) 드롭다운 목록 실행

드롭다운 목록을 완성하면, 셀에 화살표가 표시되는데요. 화살표를 눌러 드롭다운 목록에서 데이터를 선택하거나, 직접 입력할 수 있습니다.

엑셀-데이터-유효성-검사-드롭다운-목록-실행

▼ 만약 드롭다운 목록과 다른 정보를 입력하면 아래 그림과 같이 경고창을 띄워 오타를 방지할 수 있습니다.

엑셀-데이터-유효성-검사-오류창

2. 셀에 입력될 숫자 범위 지정하기

데이터 유효성 검사를 사용하면 정해진 숫자 범위를 입력할 수 있는데요. 유효성 조건의 제한 대상을 정수로 입력하고, 제한 방법에 최소값과 최대값을 설정하면 정해진 범위의 데이터를 입력할 수 있습니다.

① 숫자 범위를 제한할 셀 영역을 선택합니다.
② 엑셀 상단 메뉴에서 [데이터] → [데이터 도구] → [데이터 유효성 검사]를 실행합니다.
③ 제한 대상을 [정수]로 지정하고 제한 방법은 [해당 범위]로 선택합니다.
④ 최소값, 최대값을 지정하고 [확인]을 클릭합니다.

엑셀-데이터-유효성-검사-숫자-범위-지정

▼ 아래 그림은 최소값을 1, 최대값을 5000으로 숫자 범위를 제한하였습니다. 드롭다운 목록과 마찬가지로 정해진 범위의 숫자가 아닌 다른 숫자가 입력되면 오류 메시지가 발생합니다.

엑셀-숫자-범위-지정-오류-메시지

마치며

오늘은 Excel에서 데이터 유효성 검사를 사용하여 드롭다운 목록, 숫자 범위 지정에 대해서 살펴보았습니다. 오늘 내용을 간단히 정리하겠습니다.

① 유효성 검사를 통해 드롭다운 목록을 생성할 수 있다.
② 드롭다운 목록을 만들려면, 데이터 리스트가 필요하다.
③ 유효성 검사를 통해 셀에 입력할 숫자 범위를 제한할 수 있다.
④ 드롭다운 목록, 숫자 범위 지정을 활용하여 오타를 방지할 수 있다.

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